Сколько приказов нужно по персональным данным

Организации находят перечень, где под каждый документ заведён свой приказ, и начинают собирать двенадцать бумаг. Закон такого не требует. Разбираем, сколько приказов нужно на самом деле.

Короткий ответ

Количество приказов закон не устанавливает. Один сводный приказ, утверждающий весь комплект локальных актов, закрывает те же требования, что и дюжина отдельных. Самостоятельными стоит оставить два: о назначении ответственного за организацию обработки и о допуске работников к обработке.

Откуда берётся список из двенадцати приказов

В интернете ходит перечень, где под каждый документ заведён свой приказ: об утверждении политики, об утверждении положения, об утверждении перечня персональных данных, об утверждении перечня информационных систем, об утверждении форм согласий и так далее. Список выглядит убедительно, и организации начинают собирать двенадцать отдельных бумаг.

В законе такого требования нет. Часть 1 статьи 18.1 Федерального закона № 152-ФЗ говорит прямо: оператор самостоятельно определяет состав и перечень мер, необходимых для выполнения обязанностей. Форма, в которой утверждены внутренние документы, относится к делопроизводству организации, а не к предмету проверки.

Почему сводный приказ обычно удобнее

• Меньше несостыковок. Двенадцать приказов означают двенадцать номеров, двенадцать дат и двенадцать подписей. Ошибка в одном месте ломает всю цепочку, и это заметно.
• Проще внедрять. Один документ подписывается один раз, и от него уже идут ссылки на все приложения.
• Меньше вопросов на визите. Двенадцать приказов с одинаковой датой выглядят ровно тем, чем являются: комплектом, собранным к приходу инспектора.

Какие приказы всё же отдельные

Два документа имеет смысл держать самостоятельными, потому что они живут своей жизнью и меняются чаще остального комплекта.

• Приказ о назначении ответственного за организацию обработки персональных данных. Требование статьи 22.1 закона. Меняется при смене сотрудника, и переутверждать вместе с ним всю политику незачем.
• Приказ о допуске работников к обработке с приложением «Перечень допущенных лиц». Меняется при каждом приёме и увольнении.

Отдельными делают и приказы под конкретные процессы, если эти процессы есть: организация видеонаблюдения, запись телефонных разговоров, создание комиссии по уничтожению данных.

Как решить у себя

Посмотрите, как в организации вообще принято издавать приказы. Если документооборот строгий и каждый локальный акт вводится своим приказом, делайте раздельно, это не ошибка. Если особых требований нет, берите сводный приказ плюс два отдельных. Ни один из вариантов нарушением не является, выбор остаётся за оператором.

Ещё по теме