Ознакомление сотрудников с документами по ПДн

Приказы утверждены, а подписей об ознакомлении нет — одно из самых частых замечаний. И ознакомлений по закону на самом деле два.

Короткий ответ

Закон требует двух разных ознакомлений, и их часто путают. Первое — по закону о персональных данных: тех, кто работает с чужими данными, знакомят с законом и вашими документами или обучают. Второе — по Трудовому кодексу: всех работников под роспись знакомят с документами о том, как работодатель обрабатывает их собственные данные.

Первая норма — для тех, кто работает с данными

Это пункт 6 части 1 статьи 18.1 закона № 152-ФЗ — одна из мер, которые оператор принимает обязательно. Касается администраторов, менеджеров, бухгалтеров, кадровиков — всех, кто видит данные клиентов и сотрудников по работе.

Вторая норма — для всех работников

Это пункт 8 статьи 86 Трудового кодекса. Здесь речь о каждом работнике: он должен знать, как организация обращается с его личными данными, и это подтверждается подписью.

Как это выглядит в документах

• Лист ознакомления с политикой и положением об обработке персональных данных — с подписями и датами.
• Для новых сотрудников — ознакомление при приёме, до начала работы с данными.
• При изменении документов — повторное ознакомление с новой редакцией.
• Доводить до сведения работников положения закона и локальных актов — обязанность ответственного за организацию обработки (часть 4 статьи 22.1 закона № 152-ФЗ).

На чём попадаются

• Приказы и политика утверждены, но ни одной подписи об ознакомлении нет.
• Подписи собраны три года назад, половина сотрудников с тех пор сменилась.
• Ознакомили с «Политикой», а положение и инструкции остались без подписей.

Как это проверяют

Вопрос 65 проверочного листа Роскомнадзора — по пункту 8 статьи 86 Трудового кодекса, и вопрос 31 — по мерам части 1 статьи 18.1. Проверяющий просит лист ознакомления и сверяет его со списком сотрудников.

Ещё по теме