Нужно ли каждый год переутверждать политику новым приказом

Формулировка «политика пересматривается не реже одного раза в год» есть почти в каждом документе. Из неё часто делают вывод, что раз в год нужен новый приказ. Это не так.

Короткий ответ

Пересмотр и утверждение — разные действия. Ежегодно проводится пересмотр. Новый приказ нужен только тогда, когда меняется сам текст политики.

Что такое ежегодный пересмотр

Раз в год ответственный за организацию обработки проверяет: не изменилось ли законодательство, не появились ли новые информационные системы, не поменялись ли цели обработки и состав данных. Это плановое мероприятие внутреннего контроля.

Результат оформляется коротко: заключение или запись в журнале — «политика актуальна, изменения не требуются». Ни нового приказа, ни повторной публикации на сайте при этом не нужно.

Когда приказ всё-таки нужен

• изменился состав обрабатываемых данных или цели обработки;
• появилась новая информационная система, которой раньше не было;
• вышли новые требования закона, затрагивающие текст политики;
• изменились реквизиты организации или ответственное лицо.

В этих случаях утверждается новая редакция и обязательно публикуется на сайте: политика должна быть доступна неограниченному кругу лиц, это часть 2 статьи 18.1 закона о персональных данных.

То же правило для остальных документов

Положение, перечни, порядок уничтожения, правила работы с запросами — пересматриваются ежегодно вместе с политикой, переиздаются по факту изменений. Часть 1 статьи 18.1 закона оставляет состав и перечень мер на усмотрение самого оператора, поэтому отдельный приказ «о том, что ничего не изменилось» издавать не требуется.

Ещё по теме