Копия паспорта клиента: можно ли её делать

Копию паспорта снимают «по привычке» там, где цель её не требует. Закон прямо запрещает избыточные данные — разбираем, когда копия уместна.

Короткий ответ

Копию паспорта клиента можно делать и хранить, только если без неё не достичь цели обработки и у вас есть для этого основание. «На всякий случай» — нельзя: закон прямо запрещает собирать данные сверх того, что нужно для цели.

Норма

Это часть 5 статьи 5 закона № 152-ФЗ. Проверяющий Роскомнадзора задаёт по ней вопрос 2 проверочного листа: соответствуют ли содержание и объём данных заявленным целям.

Когда копия оправдана

Копия или реквизиты паспорта уместны, когда документ действительно нужен для цели:

• его требует закон для вашего вида деятельности;
• без паспортных данных нельзя заключить или исполнить договор с этим человеком — тогда основание обработки договор (пункт 5 части 1 статьи 6);
• человек сам, отдельно и добровольно согласился на эту цель, и цель без паспорта не достигается.

В любом из случаев цель и основание записываются в политику и перечень обрабатываемых данных.

Когда она лишняя

Запись на консультацию, обратный звонок, скидочная карта, доставка, рассылка новостей — для них хватает имени и телефона. Копия паспорта при этом приносит больше данных, чем нужно: фотографию, место рождения, адрес регистрации. По части 5 статьи 5 всё это избыточно.

Если документ нужен только чтобы убедиться, что перед вами тот самый человек, бывает достаточно посмотреть паспорт, а не копировать его.

Сколько хранить

Не дольше, чем этого требует цель (часть 7 статьи 5). Цель достигнута — данные уничтожаются в срок до тридцати дней (часть 4 статьи 21), если закон или договор с человеком не устанавливают другой срок. Копия, которая годами лежит в папке клиента после того, как услуга оказана, — частое замечание.

Как проверить себя

• Откройте перечень обрабатываемых данных и найдите «паспортные данные». Рядом должна стоять цель, ради которой они нужны.
• Посмотрите формы и бланки: нет ли граф для паспорта там, где цель его не требует.
• Найдите в документах срок хранения копий и порядок их уничтожения.

Ещё по теме