Как связать свои документы с проверочным листом

Визит идёт по фиксированному списку из 75 вопросов. Если заранее расписать, каким документом закрыт каждый, разговор на визите ведёте вы, а не инспектор.

Короткий ответ

Соберите таблицу из трёх колонок: вопрос проверочного листа, ваш документ, который его закрывает, и где этот документ лежит. Пройдите по ней сверху вниз. Пустые строки и есть то, чего вам не хватает. Больше на подготовку к визиту ничего не нужно.

Визит идёт не по общему впечатлению

Профилактический визит проводится по проверочному листу из приказа Роскомнадзора от 24.12.2021 № 253 в редакции приказа от 10.01.2023 № 1. Это фиксированный список контрольных вопросов, у каждого своя ссылка на норму закона. Инспектор идёт по нему сверху вниз и ничего не придумывает на ходу.

Вопросов в действующей редакции семьдесят пять. Про сайт из них всего три, остальные про внутренние документы и порядок работы.

Как собрать таблицу

Возьмите проверочный лист и добавьте к каждому вопросу две колонки.

• Чем подтверждается. Сюда пишется конкретный документ с номером. Вопрос про поручение обработки закрывается договором поручения. Вопрос про специальные категории данных закрывается согласием на обработку сведений о состоянии здоровья. Вопрос про публикацию политики закрывается ссылкой на страницу вашего сайта.
• Где лежит. Папка, полка, ссылка. На визите вы должны доставать документ, а не вспоминать, где он.

Часть вопросов к вам не относится. Если биометрию вы не обрабатываете, так и напишите: не применимо, обработка не ведётся. Пустая строка и честное «не применимо» выглядят по-разному.

Что делать с документами, которые уже есть

Переделывать то, что сделано, смысла нет. Если политика у вас написана и утверждена, в колонке будет стоять ваша политика, а не чья-то ещё. Таблица нужна не для того, чтобы всё заменить, а чтобы увидеть ровно две вещи: что закрыто и что не закрыто ничем.

Чаще всего без закрытия остаются одни и те же места:

• согласия клиентов, а в медицине отдельное согласие на обработку сведений о состоянии здоровья;
• обязательство о неразглашении для работников;
• порядок работы с запросами граждан и журнал их учёта;
• порядок уничтожения данных и форма акта;
• поручения обработки подрядчикам.

Зачем это нужно вам, а не инспектору

С заполненной таблицей разговор на визите ведёте вы. Инспектор называет вопрос, вы называете документ. Это занимает минуту вместо получаса поисков и снимает главную причину замечаний: документ есть, но найти его не смогли.

Заполнить таблицу стоит заранее и в спокойной обстановке. Это репетиция визита, и она честно показывает, к чему вы готовы, а к чему нет.

Ещё по теме