Какими датами оформлять документы по персональным данным

Организация работает с 2014 года, а документы делает сегодня. Вопрос, который задают чаще всего: не будет ли претензий из-за того, что политика утверждена вчера, а данные обрабатываются десять лет.

Короткий ответ

Документы датируются днём, когда их фактически утвердили и подписали. Ставить их задним числом не нужно и опасно.

Почему дата в уведомлении не влияет на даты документов

В уведомлении об обработке персональных данных, которое подаётся в Роскомнадзор, есть поле «дата начала обработки». Это дата, с которой организация начала работать с данными людей — обычно она совпадает с датой регистрации. Её менять не нужно, она относится только к уведомлению.

Локальные акты — политика, положение, приказы, перечни — живут своей жизнью. Часть 1 статьи 18.1 закона обязывает оператора издать документы, определяющие политику обработки, но срока «с первого дня работы организации» не устанавливает. Требование другое: политика должна быть сейчас, действовать и применяться.

Что на самом деле проверяют

На профилактическом визите инспектор смотрит не давность документа, а три вещи:

• документ есть и утверждён руководителем;
• работники с ним ознакомлены под подпись;
• то, что написано, совпадает с тем, как в организации на самом деле работают.

Свежая дата вопросов не вызывает. А вот подписи работников, датированные раньше, чем сам приказ, — вызывают сразу.

Три правила, чтобы даты не спорили между собой

• все документы, которые утверждает один приказ, датируются одной датой с ним;
• согласия работников и лист ознакомления подписываются не раньше даты приказа;
• журналы заводятся с даты приказа, а не «с января», если приказ подписан в сентябре.

Что делать, если визит уже назначен

Оформляйте сегодняшним числом и спокойно готовьтесь. По итогам обязательного профилактического визита составляется акт, а нарушения, которые не устранены до его окончания, становятся предписанием об их устранении — это статья 52.1 Федерального закона № 248-ФЗ. Поэтому всё, что можно закрыть до визита, лучше закрыть до визита.

Ещё по теме